Diciembre 2001

 

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Libros de contabilidad
Cómo se deben legalizar

Una de las obligaciones formales de los contribuyentes está referida a la anotación de todas las operaciones económicas que realicen en libros y registros contables, los cuales deben ser legalizados previamente por un notario público o juez de paz.

Recientemente, la SUNAT modificó el procedimiento previsto para autorizar la utilización de libros de actas, registros y libros contables mediante su legalización por medio de la Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT(1) .

De acuerdo con esta norma, los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios, serán legalizados por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, quienes colocarán una constancia en la primera hoja de dichos libros, con la siguiente información:

  1. Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.
  2. Nombres y apellidos, o denominación o razón social del deudor tributario según sea el caso.
  3. Número de Registro Único del Contribuyente - RUC.
  4. Denominación del libro o registro.
  5. Número de folios de que consta.
  6. Fecha y lugar en que se otorga.
  7. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

Asimismo, el notario público o el juez deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o computarizadas.

Los notarios públicos y los jueces deben llevar un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los nombres y apellidos, o la denominación o razón social del deudor tributario, el número de Registro Único de Contribuyente - RUC, la denominación del libro o registro que se ha legalizado, el número de folios de que consta y la fecha de la legalización.

Cabe indicar que, en ningún caso, el número de la legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, como letras.

En el caso del libro de planillas, la legalización se efectuará de acuerdo con lo señalado en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y su modificatoria.

Oportunidad

Los libros de actas, los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o computarizadas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominación, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior, o que se ha perdido o destruido.

En los casos de libros o registros concluidos, la acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del primer y último folio del mencionado libro o registro.

En los casos de pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, los deudores tributarios deberán comunicar tales hechos a la SUNAT, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

La referida comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios, así como el período al que corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros contables se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, además del nombre del Notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó ésta, si fuera el caso. En todos los casos se deberá adjuntar copia de la constancia expedida por la autoridad competente, certificando la ocurrencia de los hechos(2). .

Empaste de hojas sueltas

Cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o computarizadas, los deudores tributarios deberán empastarlas, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que corresponden las operaciones contenidas en dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. La anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

Libros de actas, registros y libros contables

Los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios son:

  1. Libro de Inventarios y Balances
  2. Libro Mayor
  3. Libro Diario
  4. Libro de caja
  5. Libro de retenciones inciso e) del Artículo 34° - Decreto Legislativo N° 774
  6. Libro de ingresos y/o gastos, según corresponda
  7. Libros auxiliares de control de activos fijos
  8. Registro de Ventas e Ingresos
  9. Registro de Compras
  10. Registro de Inventario Permanente valorizado o no valorizado, según corresponda

Los Libros de Actas son aquellos referidos a los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General de Sociedades.


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(1) Publicada el 24 de noviembre del 2001. Modificó la Resolución de Superintendencia N° 135-99-EF.volver
(2)Artículo 1° de la Resolución de Superintendencia N° 106-99/SUNAT, publicada el 18 de septiembre de 1999.

 

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