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Lo
que usted debe saber sobre las obligaciones tributarias relacionadas
con los libros contables
Enrique
SAN MIGUEL
Los
libros de contabilidad son registros especiales que sirven
para anotar las operaciones mercantiles y administrativas
en forma cronológica y ordenada. Sirven para conocer la
situación económica - financiera de una empresa y demostrar
si las operaciones comerciales fueron realizadas.
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¿Qué
libros de contabilidad deben llevar las personas naturales o
jurídicas?
Los
libros de contabilidad exigidos de acuerdo con las normas tributarias
varían según el tipo de contribuyente, la categoría de renta que
genera y el nivel de ingresos que percibe.
¿Deben llevar libros de contabilidad los trabajadores independientes
con Rentas de Cuarta Categoría?
Sí. Los profesionales y trabajadores independientes están obligados a llevar
un Libro de Ingresos.
¿Están
obligadas a llevar libros contables las personas que se encuentran
en el Régimen Único Simplificado?
No,
las personas que se encuentran en el Régimen Único Simplificado
(RUS) no tienen la obligación de llevar registros contables
. En el caso que se contrate personal en relación de dependencia,
deberán llevar el libro de planillas y cumplir con las obligaciones
propias del empleador.
¿Están
obligadas las que se encuentran en el Régimen Especial a la
Renta (RER)?
Sí,
deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos.
Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios,
si contratan personal en relación de dependencia y un Libro
de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto
Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores
independientes con contratos de locación de servicios normados
por la Legislación civil.
¿Qué
libros contables deben llevar las personas que se encuentran
en el Régimen General?
Deben
llevar libros y registros contables las personas naturales,
sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas,
según lo detallado en el siguiente cuadro:
Libros Contables - Régimen General
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PERSONAS
NATURALES, SOCIEDADES CONYUGALES Y SUCESIONES INDIVISAS
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a.
Si los ingresos brutos anuales no exceden de 100 UIT (S/.
310,000 para el año 2003)
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-
Libro de ingresos y gastos, Libro de Inventario y Balances,
- Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras.
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b.
Si los ingresos brutos anuales exceden a 100 UIT (S/.
310,000 para el año 2003)
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Contabilidad
completa
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PERSONAS
JURÍDICAS
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Deben
llevar contabilidad completa
(Incluidos los Registros de Compras y Ventas e Ingresos)
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Además,
deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios,
si contratan personal en relación de dependencia y un Libro
de Retenciones señalado en el
inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando
contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos
de locación de servicios normados por la Legislación civil.
¿Se
deben legalizar los libros y registros contables vinculados
a asuntos tributarios?
Sí.
Los libros de actas, así como los registros y libros contables
relacionados con asuntos tributarios deberán ser legalizados
por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del
deudor tributario o, a falta de éstos, por los jueces de paz
letrados o jueces de paz, cuando corresponda.
¿Cómo
se efectúa la legalización?
Se
efectúa colocando una constancia en la primera hoja de los libros
contables con la siguiente información: Número de legalización
asignado por el notario o juez, nombres y apellidos o denominación
o razón social del deudor tributario, número de Registro Único
del Contribuyente (RUC); denominación del libro o registro;
número de folios de que consta; fecha y lugar en que se otorga;
y, sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
Asimismo, el notario público o el juez, según sea el caso, deberán sellar
todas las hojas del libro o registro, las que deberán estar
debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas
sueltas, continuas o computarizadas.
Cuando se lleva la contabilidad por medios informáticos, se deberá prever
un aproximado de hojas que se utilizarán en el ejercicio para
proceder a la legalización de las hojas sueltas, continuas o
computarizadas. Si faltaran hojas para terminar el ejercicio,
se deberá volver a legalizarlas y si éstas sobraran, se procederá
a la anulación de las mismas.
¿Deben llevar los jueces y notarios un control de los libros y registros
que legalicen?
Sí,
los notarios públicos y los jueces deben llevar un registro
cronológico de las legalizaciones que otorgan. En dicho registro,
deben indicar el número de la legalización, los nombres y apellidos
o la denominación o razón social del deudor tributario, el número
de Registro Único del Contribuyente (RUC), la denominación del
libro o registro que se ha legalizado, el número de folios de
que consta y la fecha en que se otorga la legalización. En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener
adicionalmente caracteres distintos, como las letras, entre
otros.
¿Qué libros y registros contables relacionados con asuntos tributarios
se deben legalizar?
Se deben legalizar los siguientes libros y registros:
-
Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja,
Libro de Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros
Auxiliares de Control de Activos Fijos, Registro de Ventas
e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario Permanente
valorizado o no valorizado.
-
Libros
de Actas, los de Junta General y de Directorio a que se refiere
la Ley General de Sociedades.
¿Existe la obligación de llevar libro de planillas de remuneraciones?
Los empleadores cuyos trabajadores se encuentran sujetos al régimen laboral
de la actividad privada están obligados a llevar Planillas de
Pago, según el Artículo 1° del D.S. N° 001-98-TR.
El primer libro de planillas o las hojas sueltas serán autorizados por
el Sector respectivo, de conformidad con el Reglamento sobre
Unificación y Simplificación de Registros para Acceder a la
Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo N° 118-90-PCM.
Tratándose del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas
respectivas, la autorización corresponderá a la Autoridad Administrativa
de Trabajo del lugar donde se encuentra ubicado el centro de
trabajo.
¿Cuándo se deben legalizar los libros y registros contables?
Los
libros de actas, así como los registros y libros contables deben
ser legalizados antes de su uso, incluso cuando éstos últimos
sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas [1] .
Para
la legalización del segundo y siguientes libros o registros
de una misma denominación, se deberá acreditar que se ha concluido
con el anterior o que éste se ha perdido o destruido [2] . En los casos de libros o registros
concluidos, la acreditación se efectuará con la presentación
del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada
por notario del primer y último folio del mencionado libro o
registro.
¿Se
debe comunicar la pérdida o destrucción de libros y registros
contables?
Sí,
los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción
por siniestro, asalto y otros, de libros, registros, documentos
y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan
hechos generadores de obligaciones tributarias, respecto de
tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la
SUNAT, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su
ocurrencia [3] .
La
referida comunicación deberá contener el detalle de los libros,
registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios,
así como el período al que corresponden.
Adicionalmente,
cuando se trate de libros y registros contables, se deberá indicar
la fecha en que fueron legalizados, además del nombre del notario
que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se
realizó la legalización, de ser necesario.
En
todos los casos se deberá adjuntar copia de la constancia expedida
por la autoridad competente, certificando la ocurrencia de los
hechos.
¿Se
deben rehacer los libros y registros contables perdidos o destruidos?
Los
deudores tributarios tendrán un plazo de sesenta (60) días calendario
para rehacer los libros, registros, documentos y otros antecedentes
de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores
de obligaciones tributarias. Dicho plazo será contado a partir
del día siguiente de ocurridos los hechos.
Sólo
en el caso de que, por razones debidamente justificadas, el
deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros
y registros, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente,
previa evaluación.
¿Se
deben empastar las hojas sueltas, continuas o computarizadas
utilizadas en la contabilidad?
Sí, los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas
o computarizadas deberán empastarse, de ser posible, hasta por
un ejercicio gravable. El empaste se deberá efectuar, como máximo,
dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable
siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en
dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido
anuladas. A tal efecto, la anulación se efectuará tachándolas
o inutilizándolas de manera visible.
¿Cuál es el plazo máximo de atraso que deben tener los libros de contabilidad?
Los libros de contabilidad y los libros y registros exigidos por las normas
legales correspondientes, que se detallan a continuación y llevados
en cualquiera de las formas admitidas legalmente, no podrán
tener un atraso mayor para el registro de sus operaciones que
el señalado en el cuadro siguiente:
Atraso máximo de libros y registros de contabilidad
Resoución de Superintendencia N° 078-98/SUNAT(1)
|
Libros
y registros de contabilidad
|
Plazo
máximo de atraso
|
Cálculo
del plazo
|
Registro
de Ventas e Ingresos |
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
emita el comprobante de pago respectivo |
Registro
de Compras |
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
recibe el comprobante de pago respectivo. |
Libro
de Ingresos y Libro de Ingresos y Gastos(2) |
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
recibe el comprobante de pago respectivo. |
Libro
de Retenciones inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo
774 |
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
realice el pago. |
Registros
de Inventario Permanente en Unidades |
Diez
días hábiles |
Desde
la fecha de recepción del documento que sustente el ingreso
de las existencias o de emisión del documento que sustente
la salida de las mismas, según corresponda. |
Libro
de Planillas de Pagos |
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente al período al que
corresponde la remuneración. |
Libro
Diario, Libro Mayor, Libro de Inventarios y Balances, Registro
de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Activos
- Artículo 117° de la Ley del Impuesto a la Renta, Libro
Auxiliar, tarjeta o cualquier otro sistema de control de
los bienes del activo fijo. |
Tres
meses |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
emita el comprobante de pago respectivo. |
Registro
de Huéspedes(3)
|
Diez
días hábiles |
Desde
el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
emita el comprobante de pago respectivo. |
(1)
Publicado el 20 de agosto de 1998
(2)
Modificado por la Primera Disposición Final de la Resolución
de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, publicada el
24 de noviembre del 2001.
(3)
Numeral incluido por la Segunda Disposición Final de
la Resolución de Superintendencia N° 093-2002/SUNAT,
publicada el 25 de julio de 2002.
¿Se deben conservar
los libros y registros?
Sí,
el Código Tributario establece como obligación del deudor tributario
conservar los libros y registros, así como los documentos y
antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan
hechos generadores de obligaciones tributarias.
La
obligación de conservar los libros y registros contables está
en relación al plazo que tiene la Administración Tributaria
para determinar la deuda tributaria, así como a la acción para
exigir su pago y aplicar sanciones, la que prescribe a los cuatro
(4) años [4]
.
¿Puede
la SUNAT verificar la pérdida o destrucción de los libros y
registros contables?
Sí,
la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente
haya sufrido la pérdida o destrucción referidas, a efectos de
acogerse al cómputo del plazo señalado. De verificarse la falsedad
de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT
podrá utilizar directamente los procedimientos de determinación
sobre base presunta
[5] , en aplicación de lo señalado en el Código Tributario.
¿Qué
infracciones se encuentran relacionadas con la obligación de
llevar libros contables?
Las infracciones son:
- Omitir
llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos
por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia
de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y
reglamentos.
- Llevar
los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos
por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia
de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y
reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas
en las normas correspondientes.
-
Omitir
registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos
gravados, o registrarlos por montos inferiores.
- Usar
comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para
respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros
libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución
de Superintendencia de la SUNAT.
- Llevar
con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros
de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes,
reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.
-
No
llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad
u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos
o por la Resolución de Superintendencia de la SUNAT, excepto
para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad
en moneda extranjera.
- No
conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos
los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros
documentos; así como los sistemas o programas computarizados de
contabilidad, los soportes magnéticos o los microarchivos
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