Lo que usted debe saber sobre las obligaciones tributarias relacionadas con los libros contables

Enrique SAN MIGUEL*

Los libros de contabilidad son registros especiales que sirven para anotar las operaciones mercantiles y administrativas en forma cronológica y ordenada. Sirven para conocer la situación económica - financiera de una empresa y demostrar si las operaciones comerciales fueron realizadas.

¿Qué libros de contabilidad deben llevar las personas naturales o jurídicas?

Los libros de contabilidad exigidos de acuerdo con las normas tributarias varían según el tipo de contribuyente, la categoría de renta que genera y el nivel de ingresos que percibe.

¿Deben llevar libros de contabilidad los trabajadores independientes con Rentas de Cuarta Categoría?

Sí. Los profesionales y trabajadores independientes están obligados a llevar un Libro de Ingresos.

¿Están obligadas a llevar libros contables las personas que se encuentran en el Régimen Único Simplificado?

No, las personas que se encuentran en el Régimen Único Simplificado (RUS) no tienen la obligación de llevar registros contables . En el caso que se contrate personal en relación de dependencia, deberán llevar el libro de planillas y cumplir con las obligaciones propias del empleador.

¿Están obligadas las que se encuentran en el Régimen Especial a la Renta (RER)?

Sí, deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos. Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la Legislación civil.

¿Qué libros contables deben llevar las personas que se encuentran en el Régimen General?

Deben llevar libros y registros contables las personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas, según lo detallado en el siguiente cuadro:

Libros Contables - Régimen General

PERSONAS NATURALES, SOCIEDADES CONYUGALES Y SUCESIONES INDIVISAS
a. Si los ingresos brutos anuales no exceden de 100 UIT (S/. 310,000 para el año 2003)
- Libro de ingresos y gastos, Libro de Inventario y Balances,
- Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras.
b. Si los ingresos brutos anuales exceden a 100 UIT (S/. 310,000 para el año 2003)
Contabilidad completa
PERSONAS JURÍDICAS
Deben llevar contabilidad completa
(Incluidos los Registros de Compras y Ventas e Ingresos)

Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la Legislación civil.

¿Se deben legalizar los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios?

Sí. Los libros de actas, así como los registros y libros contables relacionados con asuntos tributarios deberán ser legalizados por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda.

¿Cómo se efectúa la legalización?

Se efectúa colocando una constancia en la primera hoja de los libros contables con la siguiente información: Número de legalización asignado por el notario o juez,  nombres y apellidos o denominación o razón social del deudor tributario, número de Registro Único del Contribuyente (RUC); denominación del libro o registro; número de folios de que consta; fecha y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

Asimismo, el notario público o el juez, según sea el caso, deberán sellar todas las hojas del libro o registro, las que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas.

Cuando se lleva la contabilidad por medios informáticos, se deberá prever un aproximado de hojas que se utilizarán en el ejercicio para proceder a la legalización de las hojas sueltas, continuas o computarizadas. Si faltaran hojas para terminar el ejercicio, se deberá volver a legalizarlas y si éstas sobraran, se procederá a la anulación de las mismas.

¿Deben llevar los jueces y notarios un control de los libros y registros que legalicen?

Sí, los notarios públicos y los jueces deben  llevar un registro cronológico de las legalizaciones que otorgan. En dicho registro, deben indicar el número de la legalización, los nombres y apellidos o la denominación o razón social del deudor tributario, el número de Registro Único del Contribuyente (RUC), la denominación del libro o registro que se ha legalizado, el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización.  En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, como las letras, entre otros.

¿Qué libros y registros contables relacionados con asuntos tributarios se deben legalizar?

Se deben legalizar los siguientes libros y registros:

  1. Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja, Libro de Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros Auxiliares de Control de Activos Fijos, Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario Permanente valorizado o no valorizado.
  2. Libros de Actas,  los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General de Sociedades.

¿Existe la obligación de llevar libro de planillas de remuneraciones?

Los empleadores cuyos trabajadores se encuentran sujetos al régimen laboral de la actividad privada están obligados a llevar Planillas de Pago, según el Artículo 1° del D.S. N° 001-98-TR.

El primer libro de planillas o las hojas sueltas serán autorizados por el Sector respectivo, de conformidad con el Reglamento sobre Unificación y Simplificación de Registros para Acceder a la Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo N° 118-90-PCM.

Tratándose del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas respectivas, la autorización corresponderá a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentra ubicado el centro de trabajo.

¿Cuándo se deben legalizar los libros y registros contables?

Los libros de actas, así como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando éstos últimos sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas [1] .

Para la legalización del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominación, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior o que éste se ha perdido o destruido [2] . En los casos de libros o registros concluidos, la acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del primer y último folio del mencionado libro o registro.

¿Se debe comunicar la pérdida o destrucción de libros y registros contables?

Sí, los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su ocurrencia [3] .

La referida comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios, así como el período al que corresponden.

Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros contables, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, además del nombre del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la legalización, de ser necesario.

En todos los casos se deberá adjuntar copia de la constancia expedida por la autoridad competente, certificando la ocurrencia de los hechos.

¿Se deben rehacer los libros y registros contables perdidos o destruidos?

Los deudores tributarios tendrán un plazo de sesenta (60) días calendario para rehacer los libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Dicho plazo será contado a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.

Sólo en el caso de que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación.

¿Se deben empastar las hojas sueltas, continuas o computarizadas utilizadas en la contabilidad?

 Sí, los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste se deberá efectuar, como máximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se efectuará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

¿Cuál es el plazo máximo de atraso que deben tener los libros de contabilidad?

Los libros de contabilidad y los libros y registros exigidos por las normas legales correspondientes, que se detallan a continuación y llevados en cualquiera de las formas admitidas legalmente, no podrán tener un atraso mayor para el registro de sus operaciones que el señalado en el cuadro siguiente:

Atraso máximo de libros y registros de contabilidad
Resoución de Superintendencia N° 078-98/SUNAT
(1)

Libros y registros de contabilidad
Plazo máximo de atraso
Cálculo del plazo
Registro de Ventas e Ingresos Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo
Registro de Compras Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recibe el comprobante de pago respectivo.
Libro de Ingresos y Libro de Ingresos y Gastos(2) Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recibe el comprobante de pago respectivo.
Libro de Retenciones inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774 Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realice el pago.
Registros de Inventario Permanente en Unidades Diez días hábiles Desde la fecha de recepción del documento que sustente el ingreso de las existencias o de emisión del documento que sustente la salida de las mismas, según corresponda.
Libro de Planillas de Pagos Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente al período al que corresponde la remuneración.
Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventarios y Balances, Registro de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Activos - Artículo 117° de la Ley del Impuesto a la Renta, Libro Auxiliar, tarjeta o cualquier otro sistema de control de los bienes del activo fijo. Tres meses Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo.
Registro de Huéspedes(3)
Diez días hábiles Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo.
(1) Publicado el 20 de agosto de 1998
(2) Modificado por la Primera Disposición Final de la Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, publicada el 24 de noviembre del 2001.
(3) Numeral incluido por la Segunda Disposición Final de la Resolución de Superintendencia N° 093-2002/SUNAT, publicada el 25 de julio de 2002.
¿Se deben conservar los libros y registros?

Sí, el Código Tributario establece como obligación del deudor tributario conservar los libros y registros, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.

La obligación de conservar los libros y registros contables está en relación al plazo que tiene la Administración Tributaria para determinar la deuda tributaria, así como a la acción para exigir su pago y aplicar sanciones, la que prescribe a los cuatro (4) años [4] .

¿Puede la SUNAT verificar la pérdida o destrucción de los libros y registros contables?

Sí, la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente haya sufrido la pérdida o destrucción referidas, a efectos de acogerse al cómputo del plazo señalado.  De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podrá utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta [5] , en aplicación de lo señalado en el Código Tributario.

¿Qué infracciones se encuentran relacionadas con la obligación de llevar libros contables?

Las infracciones son:

  • Omitir llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos.
  • Llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes.
  • Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores.
  • Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.
  • Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.
  • No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por la Resolución de Superintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.
  • No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; así como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los microarchivos

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* Profesional del Departamento de Servicios al Contribuyente - Intendencia Regional Lambayeque.

[1] Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, publicada el 24 de noviembre del 2001. Procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios.

[2] Mediante una comunicación a la SUNAT a la que se adjunta la constancia expedida por la autoridad competente, según el procedimiento establecido.

[3] Resolución de Superintendencia N° 106-99/SUNAT, publicada el 18 de septiembre de 1999. Normas referidas a la pérdida o destrucción de libros y otros antecedentes de operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.

[4] El plazo y cómputo de la prescripción se encuentra señalado en los Artículos 43° y 44° del Código Tributario (D.S. N° 135-99-EF).

[5] Estimación o proyección de la deuda tributaria a partir de diversos elementos de juicio ante la falta de los libros y registros contables.