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Junio 2001

 

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No pierda los papeles

Esta es una recomendación que también es aplicable en el campo tributario. Le enseñamos lo que debe hacer en el caso que pierda sus libros y documentos por un hecho fortuito.


Le recordamos que tiene la obligación de conservar los libros y registros, documentos y antecedentes de las operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el tributo no esté prescrito. Por lo tanto, también debe conservar los comprobantes de pago que le fueron emitidos como sustento de las operaciones que realizó y aquéllos que aún no ha utilizado.

Puede ocurrir que los libros, registros, documentos y comprobantes de pago se pierdan o destruyan por causas ajenas a su voluntad, como un olvido, la ocurrencia de un siniestro, un asalto u otra circunstancia. Entonces, tiene la obligación de comunicar el hecho a la SUNAT. Muchas veces por desconocimiento del trámite a seguir no se comunica el hecho y se comete una infracción que es sancionada con una multa.

Libros y registros

Si sufrió la pérdida o destrucción de libros, registros, documentos y otros antecedentes de operaciones que originan obligaciones tributarias, por causa de un siniestro (incendio), asalto u otros hechos fortuitos, deberá comunicarlo a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles siguientes a la ocurrencia.

La comunicación debe contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios, el período al que corresponden y la fecha de legalización y el nombre del notario o el número del juzgado, cuando corresponda.

Además, en todos los casos, debe adjuntar copia de la constancia expedida por la autoridad competente, certificando la ocurrencia de los hechos.

Tiene un plazo de 60 días calendario para rehacer los libros, registros, documentos y otros antecedentes, computado a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.


Comprobantes de pago

Pueden darse dos situaciones:

  1. Que haya extraviado o le hayan robado comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, entre otros) o documentos (guías de remisión, notas de crédito o débito, entre otros) emitidos; es decir, los que le fueron entregados por la adquisición de bienes o prestación de servicios.

    En este caso, debe enviar una comunicación a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles siguientes de producidos los hechos, firmada por usted o por el representante legal de su empresa, en la que indicará la relación de los documentos robados o extraviados, consignando el tipo de documento y la numeración de los mismos.

  2. Que haya extraviado o le hayan robado comprobantes de pago o documentos impresos y no emitidos o emitidos y no entregados; es decir, los que usted está autorizado a entregar a sus clientes.

    En este caso, debe solicitar la baja de los comprobantes de pago, notas de crédito, notas de débito y/o guías de remisión por robo o extravío dentro de los 15 días hábiles siguientes de producidos los hechos.

    Para ello, debe presentar el Formulario N° 825 "Declaración de Baja y Cancelación" firmado por usted o el representante legal de su empresa, indicando la relación de los documentos robados o extraviados, el tipo de documento y la numeración de los mismos.

En ambos casos debe presentar además copia certificada de la denuncia policial respectiva y exhibir el original o la fotocopia simple de su documento de identidad o del representante legal de su empresa.

Recuerde que en general, la SUNAT está facultada a comprobar la veracidad de los hechos informados.

En conclusión, no pierda los papeles, pero si ello ocurre siga nuestras recomendaciones y evítese sanciones.

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