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4.
Agentes de aduana
a) Los agentes de aduana
deben conservar durante cinco (5) años,
computados a partir del 1º de enero del año
siguiente de la fecha de numeración de la
declaración, toda la documentación original de
los despachos en que hayan intervenido, así
como pueden conservar en copia los documentos
sustentatorios si así fueron presentados
durante el despacho aduanero de acuerdo a los
procedimientos de los regímenes aduaneros
aprobados por la Administración Aduanera.
Transcurrido el plazo antes mencionado, la
documentación puede ser destruida, excepto en
los supuestos indicados en el cuarto párrafo
del numeral 7 de la sección VI. Las
declaraciones que se encuentren dentro de los
referidos supuestos de excepción deben ser
entregadas por los agentes de aduana a las áreas
de soporte administrativo de las intendencias de
aduana de la circunscripción en donde
tramitaron dichas declaraciones dentro de los
sesenta (60) primeros días hábiles del año
siguiente de cumplido el plazo de conservación,
salvo que la Administración Aduanera requiera
las declaraciones antes del referido plazo
conforme a lo previsto en el tercer párrafo del
citado numeral 7.
Esta disposición no es de aplicación
para las declaraciones que, estando en los
referidos supuestos de excepción, hayan sido
numeradas del 27.1.2000 al 21.8.2014 las que
solo serán entregadas a las áreas de soporte
administrativo en caso de cancelación o
revocación de su autorización, o cuando sean
requeridas por la Administración Aduanera.
Producida la cancelación
o revocación de su autorización, los agentes
de aduana deben entregar a las mencionadas áreas
de soporte administrativo la documentación que
se encuentre dentro del plazo de conservación,
así como las declaraciones que están bajo los
supuestos de excepción de destrucción
indicados en el cuarto párrafo del numeral 7 de
la sección VI.
b) Los agentes de aduana que
hubieren realizado sus despachos con factura de
trámite provisional o gestionado el despacho de
mercancías restringidas con documento
provisional, deben archivar en la respectiva
carpeta el requerimiento notarial que hayan
efectuado a sus comitentes cuando no cumplan con
entregarles la factura original o el documento
definitivo de autorización.
c) En caso de despachos parciales
que involucren solo una factura o documento de
transporte, de seguro u otro, el agente de
aduana debe conservar los originales en la
primera declaración y en las siguientes debe
conservar copias autenticadas de esos documentos
cuando se trate de declaraciones asignadas a los
canales de control naranja y rojo.
Si los referidos despachos fueran
realizados por distintos agentes de aduana, el
primero de éstos conserva los documentos
originales y, previa solicitud del dueño o
consignatario de la mercancía, entrega a los
demás agentes de aduana copias autenticadas de
los mismos para la gestión de los siguientes
despachos.
En ambas situaciones, en el rubro
“Observaciones” de la carátula de las
carpetas (Anexo 13) de las declaraciones de los
despachos parciales, el agente de aduana debe
consignar “Despacho Parcial” y el número de
la declaración que contiene los documentos
originales.
d) El agente de aduana autorizado a
continuar el trámite iniciado por otro
operador, se encuentra obligado a conservar los
documentos originales del despacho, incluyendo
la declaración, debiendo archivar el primer
agente de aduana copia de la declaración y la
notificación de autorización de continuación
de trámite original cursada por la Administración
Aduanera.
e) Tratándose de
requerimientos de documentación original de
despacho por el Poder Judicial, Ministerio Público
o Policía Nacional del Perú, los agentes de
aduana deben conservar en los respectivos
archivos los oficios de dichos requerimientos y
copias autenticadas por su representante legal
ante la autoridad aduanera de la documentación
entregada, así como el cargo del documento que
acredite su entrega.
f) La INTA puede autorizar que
el archivo para la documentación original de
despacho sea instalado en local externo al de la
oficina autorizada, sin que esto afecte el área
mínima establecida para la referida oficina;
dicho local debe tener puerta con cerradura de
seguridad, alumbrado, ventilación, detectores
de humo, extintores con carga vigente y
anaqueles para el depósito de la documentación.
g) La INTA, sin perjuicio de la
responsabilidad de conservar la documentación,
puede autorizar a los agentes de aduana que
conserven la documentación de despacho
utilizando los servicios e instalaciones de una
empresa especializada en archivo de documentos,
siempre que el local de esta empresa, como mínimo,
cuente con sistema de circuito cerrado de
televisión, puertas con cerraduras de
seguridad, sistema de prevención y extinción
de incendio, y mecanismos automatizados para el
control y protección de los archivos.
h) La Administración
Aduanera puede requerir al agente de aduana la
entrega de todo o parte de la documentación que
conserva, antes del plazo de cinco (5) años a
que se refiere el inciso a) del presente
numeral.
i) Los
agentes de aduana deben archivar en carpetas
individuales el original de las declaraciones
aduaneras de mercancías con sus documentos
sustentatorios, incluyendo los que se generen en
el proceso de despacho; la carátula de dichas
carpetas debe contener los datos que se indican
en el Anexo 13. Las declaraciones simplificadas
y otros formatos con carácter de declaración
aduanera de mercancías pueden archivarse en
sobres o directamente en cajas archivísticas
sin necesidad de utilizar carpetas, por régimen
y orden de numeración, debidamente
identificadas en el exterior y que indiquen además,
la numeración correspondiente a la primera y última
declaración archivada.
j) Las
carpetas señaladas en el inciso precedente,
deben:
-
Contener ordenadamente los documentos de acuerdo
con los procedimientos establecidos para cada régimen
aduanero;
- Ser
ordenadas por fecha de numeración de las
declaraciones y por régimen aduanero.
k) Las carpetas y cajas
archivísticas deben ser depositadas en el
espacio autorizado para el archivo de la
documentación.
l) Cuando se desempeñen
en más de una circunscripción aduanera, los
agentes de aduana deben llevar los archivos de
la documentación por cada circunscripción
aduanera.
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