Es posible archivar mediante el sistema de imagen digital toda la documentación relacionada con hechos que determinen tributación.

De mi consideración:

Es grato dirigirme a usted, en relación con el documento de la referencia, mediante el cual su Despacho formula la siguiente consulta:

¿Es posible archivar y conservar en imagen digital documentación física relacionada a aspectos tributarios, tales como facturas de compra y venta, boletas, documentación de aduanas, libros de planillas, etc; toda vez que la legislación tributaria sólo establece el archivo de movimiento contable mediante microformas o soportes magnéticos?.

De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 62° del Texto Único Ordenado (TUO) del Código Tributario⁽¹⁾, en los casos que los deudores tributarios o terceros registren sus operaciones contables mediante sistemas de procesamiento electrónico de datos o sistemas de microarchivos, la Administración Tributaria podrá exigir:

1. Copia de la totalidad o parte de los soportes portadores de microformas gravadas o de los soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible, debiendo suministrar a la Administración Tributaria los instrumentos materiales a este efecto, los que les serán restituidos a la conclusión de la fiscalización o verificación.
   
   En caso el deudor tributario no cuente con los elementos necesarios para proporcionar la copia antes mencionada la Administración Tributaria, previa autorización del sujeto fiscalizado, podrá hacer uso de los equipos informáticos, programas y utilitarios que estime convenientes para dicho fin.
    

2. Información o documentación relacionada con el equipamiento informático incluyendo programas fuente, diseño y programación utilizados y de las aplicaciones implantadas, ya sea que el procesamiento se desarrolle en equipos propios o alquilados o, que el servicio sea prestado por un tercero.
    

3. El uso de equipo técnico de recuperación visual de microformas y de equipamiento de computación para la realización de tareas de auditoría tributaria, cuando se hallaran bajo fiscalización o verificación.

La Administración Tributaria podrá establecer las características que deberán reunir los registros de información básica almacenable en los archivos magnéticos u otros medios de almacenamiento de información. Asimismo, señalará los datos que obligatoriamente deberán registrarse, la información inicial por parte de los deudores tributarios y terceros, así como la forma y plazos en que deberán cumplirse las obligaciones dispuestas en este numeral.

Por su parte, el primer párrafo del artículo 8° del Decreto Legislativo N° 681⁽²⁾, establece que los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales.

Al respecto, debe tenerse en cuenta lo señalado en el numeral 1 del artículo 1° del Decreto Legislativo N° 681, según el cual se entiende por microforma a la imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

Agrega el aludido numeral que están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley.

Como se puede apreciar de la normatividad antes glosada, los deudores tributarios se encuentran facultados a registrar sus actividades u operaciones contables vinculadas con la tributación mediante el sistema de michoarchivos, el cual, por definición expresa de la norma, comprende a la imagen digitalizada de documentos.

En tal sentido, estando a la consulta planteada, se concluye que sí es posible archivar mediante el sistema de imagen digital toda la documentación relacionada con hechos que determinen tributación.

Sin embargo, debe tenerse presente que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1° de la Ley N° 28186⁽³⁾ no podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo N° 681, normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.

Es propicia la ocasión para manifestarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima.

Atentamente,

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A765-D5
CÓDIGO TRIBUTARIO – ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN TRIBUTARIA EN MICROFORMAS.

DESCRIPTOR:
VIII. REGÍMENES ESPECIALES
3. OTROS – ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN EN MICROFORMAS.