.
| Asunto:
Modificación del
Procedimiento INAR-PG.03 Ingreso, Almacenamiento e Inventario
de Mercancías |
| Nº Resolución: 0100 /
2004 |
F. Vigencia:
11.03.2004 |
| F. Publicación:
10.03.2004 |
F. Derogación: |
|
NUMERAL
|
Sección VII, Rubro D, Numeral 1 incisos del a) al f) |
|
TEXTO ANTERIOR
D. DEL INVENTARIO
1. PROGRAMACION
a) El inventario físico de mercancías, como
medida de control interno, permite conocer en detalle y
valor, la mercancía, a nivel de todo el almacén, así
como sustentar el saldo contable, por lo que el personal
designado debe proceder a tomarlo de acuerdo a la
siguiente indicación:
-Inventario general, al finalizar cada ejercicio
presupuestal.
El 31 de diciembre se debe generar el listado del
inventario general de mercancías y dar inicio al
inventario físico.
-Inventario parcial, selectivo o dirigido, cuando
lo disponga el jefe del almacén o el intendente, por lo
menos, dos veces al año; independiente de las acciones
de control que realice la Oficina de Auditoria Interna
(OAI).
b) El jefe de almacén debe elaborar el Plan de
Trabajo del inventario físico que comprende en forma
detallada cada una de las actividades y tareas, personal
requerido, entrenamiento, material logístico y
cronograma de ejecución, el mismo que debe ser aprobado
por el Intendente.
c) Asimismo, debe prever y cautelar, que el
personal que hace el inventario esté debidamente
capacitado, asegurándose de su cabal entendimiento y
comprensión y que ha recibido el referido entrenamiento,
así como la entrega de cartillas de instrucciones, antes
de iniciarse la acción administrativa.
d) El Jefe de almacén dispone la conformación de
los grupos de trabajo necesarios, de acuerdo al volumen
de la mercancía a inventariarse. Estos deben estar
integrados por especialista u oficiales en aduanas,
técnicos, digitadores y auxiliares, de preferencia, con
conocimiento y/o experiencia en la materia, siendo
conveniente la necesidad de fijar con anticipación el
perfil idóneo de dichos trabajadores.
El personal seleccionado para el inventario debe
ser independiente de aquel que efectúa el registro y
manejo de las mercancías. La supervisión selectiva debe
estar a cargo del jefe de almacén y de personal
designado por la INAR.
e) El Jefe de almacén dispone la separación de la
mercancía en proceso de inventario, de la que, por la
dinámica de su movimiento, ingresa con fecha posterior
al cierre del inventario.
f) Previamente a la emisión de los listados que
genera el Módulo, el jefe de almacén debe tener la
certeza que la información a emitirse comprende el
movimiento total de la mercancía, para lo cual, bajo su
estricta responsabilidad debe verificar permanentemente
el registro y actualización de las operaciones. |
|
TEXTO ACTUAL
D. DEL INVENTARIO
1. PROGRAMACION
a) Eliminado
b) Eliminado
c) Eliminado
d) Eliminado
e) Eliminado
f) Eliminado |
|
|
NUMERAL
|
Sección VII, Rubro D, Numeral 2 incisos del a) al f) |
|
TEXTO ANTERIOR
2. EJECUCION
a) El jefe de almacén, solicita al operador de
sistemas o al personal designado para tal efecto, la
generación del Inventario de almacén en el Módulo y la
emisión de los formatos de inventario de almacén
correspondientes, los que deben ser entregados a los
jefes de grupo, para su distribución entre el personal
designado, de acuerdo a las instrucciones sobre la toma
del inventario físico.
b) El jefe de almacén o persona delegada, asigna
a cada grupo de trabajo las zonas de inventario, los
cuales realizan directamente la toma de inventario,
abarcando la totalidad de las zonas internas, externas y
restringidas, siguiendo un orden lógico y secuencial,
según la ubicación de las mercancías.
c) Durante la toma del inventario, el personal
designado confronta los datos que figuran en el formato
impreso con las mercancías ubicadas en el almacén y
verifica su conformidad, anotando, de no haberse
consignado, sus características técnicas y referenciales
en cuanto a la cantidad (total o saldos) peso,
descripción, marca, modelo, serie, estado (nueva, usada,
en mal o buen estado) y ubicación y otros datos. De
encontrarse conforme se marcará el check correspondiente
o de encontrarse diferencias, se hacen las anotaciones
respectivas en el mismo formato con lapicero de tinta
líquida.
d) Terminada la verificación física, el formato
de inventario es suscrito por el personal que intervino
y se procede a colocar en la mercancía o en el bulto que
las contenga, una etiqueta autoadhesiva "INVENTARIO -
FECHA: ---".
El jefe de grupo remite los formatos de
Inventario al personal designado que lo registra en el
módulo para su procesamiento y emisión del listado de
inventario.
e) Posteriormente, los resultados deben ser
confrontados de manera selectiva - un mínimo del 1% del
stock - con los registros de ingreso de mercancía (acta
o manifiesto), como parte del proceso de
consistenciación respectiva.
f) De existir diferencias, deben ser comunicadas
al jefe de grupo para su análisis y recuento. De
persistir éstas, se anotan en el rubro “observaciones”
del formato, debiendo verificarse la documentación
original o fuente, agotando por seguridad, todos los
medios que permitan el registro y control en el Módulo.
De ubicarse parte o la totalidad de la mercancía
faltante, debe practicarse los ajustes correspondientes
con autorización del jefe del almacén, luego de lo cuál,
el personal designado efectúa el cierre del inventario
en el Módulo, generándose automáticamente el listado
“Relación de ajuste de Inventario”. |
|
TEXTO ACTUAL
2. EJECUCION
a) Eliminado
b) Eliminado
c) Eliminado
d) Eliminado
e) Eliminado
f) Eliminado |
|
|
NUMERAL
|
Sección VII, Rubro D, Numeral 3 incisos del a) al l) |
|
TEXTO ANTERIOR
3. RESULTADOS
a) El inventario físico debe culminar a más
tardar el 15 de enero del año siguiente al vencimiento
del ejercicio presupuestal anterior, debiéndose prever
la programación del inventario con la debida
anticipación.
b) Si concluidas las acciones señaladas y
teniendo la seguridad que el resultado del inventario es
consistente y confiable, se determina la existencia de
mercancías faltantes, el Intendente de Aduana de
conformidad con el Procedimiento PP-PG.01, efectúa la
denuncia ante la dependencia policial del sector en el
término de 24 horas de conocido el hecho, y lo comunica
a la Intendencia Nacional de Administración y
Recaudación Aduanera para los efectos de la cobertura
del seguro respectivo.
c) Sin perjuicio de ello, el jefe de almacén,
realiza las acciones correspondientes, para determinar
las responsabilidades administrativas por las mercancías
faltantes, dando cuenta de los resultados a la Oficina
de Auditoría Interna.
De igual manera, luego de coberturada la pérdida,
dispone la emisión de la respectiva Acta por la
mercancía faltante, a fin de proceder a la baja
correspondiente. De existir diferencias no cubiertas por
el seguro, el jefe de recaudación proyecta la
resolución, para su aprobación por el Intendente, a fin
de proceder al castigo contable.
De existir mercancías sobrantes, el personal
designado ingresa la información correspondiente en el
Módulo identificándola como sobrante, a fin de hacer los
extornos en caso de corresponder emitiendo el acta de
recepción y el informe, dando cuenta de dicha
incidencia.
d) El jefe de almacén informa al intendente
dentro del término de cinco días de vencido el plazo
señalado en el numeral C.3.a) del presente rubro, sobre
el resultado del inventario físico, dando cuenta de las
acciones realizadas así como de su evaluación y
conclusiones.
Dicho Informe, el Inventario físico y las notas
contables respectivas son remitidas al área de
recaudación para su conciliación e integración con la
información contable y posterior remisión a la INAR.
|
|
TEXTO ACTUAL
3. RESULTADOS
a) Eliminado
b) Eliminado
c) Eliminado
d) Eliminado
e) Eliminado
f) Eliminado
g) Eliminado
h) Eliminado
i) Eliminado
j) Eliminado
k) Eliminado
l) Eliminado
|
|
|
| Archivo Adjunto (Sólo para
cambio de versión) :
|
|
|
| Archivo Adjunto Actual: |
| Resolución:
RSNAA-100-2004 |
| Procedimiento:
INAR-PG.03 V1 Ingreso, Almacenamiento e
Inventario de Mercancías |
|
|
| Observaciones :
Se deja sin efecto lo
dispuesto en el Rubro D de la Sección VII del
Procedimiento INAR-PG.03, relacionado con el
Inventario en sus etapas de Programación,
Ejecución y Resultados. |
|
| Responsable/Procedimiento :
Luis Marín Galvez |
|
| Responsable/Control Electrónico:
Carmen Larrauri Prialé |
|
Fecha y Hora: 22/10/2001
12:12:49 p.m. |
|
|
|
|