I. OBJETIVO

Definir las acciones a seguir para afrontar el Problema Informático del año 2000, en caso se presentara algún escenario descrito en este Instructivo. Las acciones indicadas reemplazarán a aquellas actividades del Procedimiento INTA-PE.02.01 que no puedan ser aplicados, en esa circunstancia.

II. ALCANCE

Este Instructivo es aplicable, luego que se hayan ejecutado las acciones contempladas en el procedimiento INS-PE.04 "Recuperación ante Contingencias" y no se haya podido restaurar el servicio.

La aplicación de este Instructivo alcanza a los Operadores de Comercio Exterior que reportan al área operativa, involucrada con el procedimiento afectado con los problemas que se presenten por la llegada del año 2000.

También comprende a los Jefes de División o de Departamento de las áreas involucradas, que conjuntamente con el Jefe de Soporte Técnico y Sistemas, Administrador u Operador de Sistemas de la Intendencia, identifican la condición crítica de los procedimientos, reportándola a través de la Intendencia Nacional de Sistemas - Centro de Datos y Soporte a Usuarios a la Comisión Ejecutiva del Plan de Continuidad, para determinar la activación del Plan.

III. REFERENCIA

- Procedimiento de Despacho Simplificado de Exportación INTA-PE.02.01

IV. DESCRIPCION

A. ESCENARIO: SIGAD INOPERATIVO

A.1 REQUISITOS DE AUTOMATIZACION

No aplica.

A.2 PROCESO

Recepción de la Declaración Simplificada de Exportación

1. Los Despachadores de Aduana y personas naturales, presentan ante la ventanilla del Area de Exportación el formato de la Declaración Simplificada llenado con letra de imprenta, adjuntando la documentación requerida en el procedimiento, extendiéndose la GED, numerada correlativamente en forma manual por cada Declaración Simplificada recibida en original y copia.

Numeración

2. El Especialista de Aduana designado recibe la documentación y contrasta lo declarado con la documentación presentada, de resultar conforme, devuelve al personal encargado, el referido documento con el correspondiente visto bueno, para que proceda a su numeración en forma manual, Caso contrario, se devuelven los documentos al interesado consignando en la GED los motivos del rechazo, para la subsanación a que hubiere lugar.

3. Las ordenes recibidas se derivan al personal designado para que procedan a la numeración manual de la Declaración Simplificada de Exportación y su documentación adjunta; llevando un registro manual.

4. En el caso de las Aduanas centralizadas, si los Agentes de Aduana numeran por Teledespacho con la Sede Central, no es de aplicación el párrafo precedente ni todo lo referido a la Selección Aleatoria.

Selección Aleatoria

5. Para fines de reconocimiento físico se selecciona aleatoriamente mediante balotas el 5% de las Declaraciones, estableciéndose como mínimo, en caso este porcentaje no sea suficiente, tres (03) reconocimientos físicos seleccionados por día.

6. Están exceptuadas de lo mencionado en el numeral anterior, las mercancías señaladas en el rubro VII literal A. numeral 14 del procedimiento INTA-PG.02, las cuales están sujetas a reconocimiento físico obligatorio.

7. En el caso de mercancías no sujetas a reconocimiento físico, el personal designado por el Jefe del Area devuelve la documentación al Despachador de Aduana conforme a lo establecido en el rubro VII) A) numeral 15.

Ingreso de Mercancías a Zona Primaria

8. El Despachador de Aduana, ingresa la mercancía a zona primaria como requisito previo a la selección aleatoria. Concluido el ingreso total de la mercancía, recaba como constancia el sello de admitido o ingresado en el casillero correspondiente de la Declaración Simplificada.

Reconocimiento Físico

9. Según lo señalado en el procedimiento. Quedando pendiente el registro de la diligencia en el SIGAD.

Control de Embarque

10. Según lo señalado en el procedimiento.

Regularización de la Declaración Simplificada de Exportación

11. La regularización se efectuará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento quedando pendiente el registro en el SIGAD de la regularización.

A.3 RECURSOS

01 Libro de Registros para Declaraciones Simplificadas de Exportación

A.4 NIVEL DE SERVICIO/RESTRICCIONES

No Aplica

A.5 RETORNO A LA NORMALIDAD

1. Una vez habilitado el SIGAD, el Area de Despacho debe registrar vía digitación la información de las Declaraciones Simplificadas de Exportación.

B. ESCENARIO: SIGAD OPERATIVO, SISTEMA DE AGENTES DE ADUANAS INOPERATIVO

B.1 REQUISITOS DE AUTOMATIZACIÓN

- Módulo de Exportación Simplificada, digitación de Declaraciones Simplificadas

B.2 PROCESO

Recepción, Revisión Documentaría, Numeración y Selección Aleatoria

1. Los Despachadores de Aduana y personas naturales, se presentan ante la ventanilla del área de exportación la Declaración Simplificada con los documentos a que se refiere el Rubro VII.A. numeral 8 del procedimiento para el despacho de la DSE.

2. El personal de Aduanas encargado recibe las declaraciones y los documentos sustentatorios ingresando esta información al SIGAD, para efectos de la emisión de la Guía de Entrega de Documentos (G.E.D.) por cada declaración recibida.

3. El Especialista en Aduanas procede a la revisión documentaría, numeración y selección aleatoria de acuerdo con lo señalado en el Rubro VII.A. numerales 11 al 17 del procedimiento para el despacho simplificado de exportación. Este proceso se realiza vía digitación en el módulo del SIGAD.

Reconocimiento Físico

4. Para efectuar el reconocimiento físico, es de aplicación lo indicado en el procedimiento INTA.PG.02 de corresponder.

5. Efectuado el reconocimiento físico, el Especialista en Aduanas u Oficial de Aduanas, procede a diligenciar y notificar la Declaración Simplificada debiendo ingresar dicho acto al SIGAD; firmando el Despachador de Aduana la Declaración simplificada según corresponda, como cargo de recepción.

Anulación, Control de Embarque, Regularización de la DSE

6. Para efectuar la anulación de la DSE, Control de Embarque y regularización de la Declaración Simplificada de Exportación, es de aplicación lo indicado en el procedimiento INTA.PE.02.01 en los numerales VII) A) 20 al 26.

B.3 RECURSOS

Una PC para el Area de Exportación por cada Intendencia de Aduana.

Personal que se encargue de la digitación de la información al sistema.

B.4 NIVEL DE SERVICIO / RESTRICCIONES

No aplica

B.5 RETORNO A LA NORMALIDAD

No Aplica

C. ESCENARIO : FALLAS EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

C.1 REQUISITOS DE AUTOMATIZACION
No Aplica

C.2 PROCESO

Numeración de la Declaración Simplificada

1. El Despachador de Aduana presenta ante la ventanilla de Recepción el diskette respectivo, para la numeración de la Declaración Simplificada de Exportación vía Teledespacho, entregándosele en el mismo diskette el resultado del proceso de validación, con la numeración de la Orden de Embarque o el mensaje de error correspondiente.

2. Los operadores de comercio exterior deben rotular correctamente los diskettes que presenten a ADUANAS consignando el código y la Razón social de la Empresa, estos diskettes deben entregarlos libres de todo tipo de virus informático.

3. Las personas naturales que desen iniciar su despacho simplificado, presentaran ante la ventanilla del área de Exportación la Declaración Simplificada la documentación requerida según el procedimiento de Despacho Simplificado de Exportación INTA-PE.02.01.

4. El personal designado por el jefe del Area de emite la Guía de entrega de Documentos (GED), ingresando la información al SIGAD para la generación del respectivo numero de la Declaración Simplificada de resultar conforme. Caso contrario se devuelven los documentos al interesado consignando en la GED los motivos del rechazo e ingresando dicha información al SIGAD.

Ingreso de Mercancía a Zona Primaria

5. Se procederá de acuerdo a lo señalado en el Rubro VII.A, numerales 5 y 6 del Procedimiento de Despacho Simplificado de Exportación INTA.PE.02.01.

Revisión Documentaria, Numeración y Selección Aleatoria

6. La revisión documentaria, numeración y selección aleatoria se procederá de acuerdo a lo señalado en el Rubro VII) A) numerales 11 al 17 del citado procedimiento.

Reconocimiento Físico

7. Para efectuar el reconocimiento físico, será de aplicación lo señalado en el procedimiento INTA-PG.02 de corresponder. Efectuado el reconocimiento físico, el Especialista en Aduanas u Oficial de Aduanas procede a diligenciar y notificar la Declaración Simplificada debiendo ingresar dicho acto en SIGAD; firmando el Despachador de Aduana la Declaración Simplificada, según corresponda como cargo de recepción.

Anulación, Control de Embarque, Regularización de la Declaración Simplificada

8. Para efectuar la anulación de la D.S.E., control de embarque y regularización, es de aplicación lo señalado en el procedimiento INTA.PE.02.01 en el rubro VII) A) numerales 20 al 26.

C.3 RECURSOS

No Aplica

C.4 NIVEL DE SERVICIO / RESTRICCIONES

No aplica

C.5 RETORNO A LA NORMALIDAD

No aplica