2.    Empresas de servicio de entrega rápida

a)    Las ESER deben conservar durante cinco (5) años toda la documentación original de los despachos en que haya intervenido, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de la numeración de las declaraciones simplificadas, transcurrido ese plazo deben entregarla a las intendencias de aduana en cuyas circunscripciones tramitaron los despachos.

b)    Tratándose de documentación original de los despachos requerida  por el Poder Judicial, Ministerio Público o Policía Nacional del Perú, las ESER deben archivar los oficios de dichos requerimientos y copias autenticadas por su representante legal de la documentación entregada. Esta disposición también es aplicable en aquellos casos que la documentación de despacho es custodiada por empresas especializadas en archivo de documentos.

c)    En caso que no cuenten con los originales de las guías de envíos de entrega rápida, facturas y documentos de seguro, en su lugar pueden archivar  la siguiente documentación:

-   Copias de las guías de los envíos de entrega rápida, firmadas y selladas por la ESER.

-   Los documentos impresos de las facturas y documentos de seguro obtenido o remitido por vía electrónica, entregados por los dueños, consignatarios o consignantes para el despacho de sus mercancías.

-   El requerimiento notarial que hayan efectuado a sus comitentes, quienes no hayan cumplido con entregarles las facturas originales si el despacho se hubiere realizado con factura de trámite provisional.           

d)    La INTA puede autorizar que el archivo para la documentación original de despacho sea instalado en local externo al de la oficina autorizada, sin que esto afecte el área mínima establecida para dicha oficina, dicho local debe tener puerta con cerradura de seguridad, alumbrado, ventilación, detectores de humo, extintores con carga vigente y anaqueles para el depósito de la documentación;

e)    La INTA puede autorizar a las ESER que conserven la documentación de despacho utilizando los servicios e instalaciones de una empresa especializada en archivo de documentos, siempre que el local de esta empresa, como mínimo, cuente con sistema de circuito cerrado de televisión, puertas con cerraduras de seguridad, sistema de prevención y extinción de incendio, y mecanismos automatizados para el control y protección de los archivos.

f)     La Administración Aduanera podrá requerir a la ESER la entrega de toda o parte de la documentación original que conservan, antes del plazo señalado en el inciso a) precedente, en cuyo caso la obligación de conservarla estará a cargo de esta Administración.

g)    Las ESER deben archivar el original de las declaraciones simplificadas y sus documentos sustentatorios de acuerdo con el régimen aduanero, las mismas que en orden de su numeración deben depositarlas en cajas archivísticas.

h)    Las cajas archivísticas deben ser almacenadas en el espacio destinado para el archivo de la documentación original de despacho.

i)      Cuando se desempeñen en más de una circunscripción aduanera, deben llevar los archivos de la documentación original de despacho por cada circunscripción aduanera.

j)      En caso de cancelación o revocación de sus autorizaciones, en el plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de notificación de la resolución correspondiente, deben entregar a las respectivas intendencias de aduana la documentación original de los despachos en los que intervinieron, conforme al Anexo 6. Si el operador dentro del plazo antes señalado solicita la prórroga del plazo, se podrá concederla hasta por sesenta (60) días hábiles, siempre que el período de tiempo de las operaciones sea mayor a dos (2) años y las ESER justifican la necesidad de la prórroga en motivos de caso fortuito o fuerza mayor.

k)    Las intendencias de aduana en el plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de entrega de la documentación, deben otorgar a la ESER cancelada o revocada, la conformidad de recepción de la mencionada documentación, la que se considerará automáticamente otorgada si vencido este plazo no hubiera sido emitida. Las notificaciones  por  observaciones a la documentación entregada, suspenden el cómputo del plazo hasta la fecha de la subsanación por la ESER.