I. OBJETIVO
Establecer el procedimiento que se debe seguir para realizar el inventario físico de las mercancías que se encuentran en custodia de los almacenes de las intendencias de aduana o de la División de Almacén de Aduanas de la Gerencia de Almacenes.


II. ALCANCE

El presente procedimiento será aplicado por la Intendencia Nacional de Administración, las intendencias de aduana y las empresas contratadas por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) para participar en la ejecución del inventario de mercancías.

III. RESPONSABILIDAD

Son responsables del cumplimiento del presente procedimiento el Intendente Nacional de Administración, los intendentes de aduana, los encargados de los almacenes de aduana, el personal designado que interviene en el inventario y el personal de las empresas que la SUNAT contrate para participar en el inventario de mercancías.

IV. VIGENCIA

El presente procedimiento rige a partir del día siguiente su aprobación.

V. BASE LEGAL

- Texto Único Ordenado de la Ley General de Aduanas, aprobado por Decreto Supremo Nº 129-2004-EF, publicado el 12.09.2004 y normas modificatorias.
- Reglamento de la Ley General de Aduanas, aprobado por Decreto Supremo Nº 011-2005-EF, publicado el 26.01.2005 y normas modificatorias.
- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444, publicada el 11.04.2001 y normas modificatorias.
- Ley de los Delitos Aduaneros aprobado por Ley Nº 28008, publicada el 19.06.2003 y normas modificatorias.
- Reglamento de la Ley de los Delitos Aduaneros, aprobado por Decreto Supremo Nº 121-2003-EF, publicado el 27.08.2003 y norma modificatoria.
- Reglamento de Organización y Funciones de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria, aprobado por Decreto Supremo Nº 115-2002-PCM, publicado el 28.10.2002.
- Normas de Control Interno para el Sector Público - Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, publicada el 03.11.2006.


VI. NORMAS GENERALES

A. DE LAS DEFINICIONES Y DOCUMENTOS DEL INVENTARIO

1. Para efectos del presente procedimiento se entiende por:

a) ACTA DE RECEPCION: Al documento que contiene la relación de mercancías que ingresaron al almacén y que han sido registradas en el Módulo de Control de Almacenes.

b) ACTA DE ENTREGA: Al documento que contiene la relación de mercancías que salieron del almacén y que se han registrado en el Módulo de Control de Almacenes.

c) AREA RESPONSABLE: A la unidad orgánica de la Intendencia Nacional de Administración o de las intendencias de aduana encargada del control del ingreso, almacenamiento y salida de las mercancías del almacén.

d) BASE DE DATOS DEL INVENTARIO: A la información de las mercancías que serán inventariadas, contenida en el Módulo de Control de Almacenes.

e) CIERRE DE ACTA: A la acción que se realiza en el Módulo de Control de Almacenes a fin de actualizar los saldos de las mercancías conforme a los registros de las Actas de Recepción y de las Actas de Entrega.

f) COMISION DE INVENTARIO: Al grupo de trabajo designado para la conducción del inventario.

g) FECHA DE CORTE: A la fecha en la cual se genera la Base de Datos del Inventario en el Módulo de Control de Almacenes.

h) ITEM: Al registro electrónico del Módulo de Control de Almacenes, en el cual se detalla la cantidad, unidad de medida, descripción comercial, valor y peso de una mercancía.

i) INVENTARIO PARCIAL: A la modalidad de inventario que se realiza sobre determinada mercancía en función a su valor, naturaleza, características, marca, entre otras.

j) INVENTARIO GENERAL: A la modalidad de inventario que se realiza sobre la totalidad de los saldos de mercancías que se custodian en los almacenes al 31 de diciembre o a la fecha de corte que se establezca.

k) MARBETE: A la etiqueta autoadhesiva que se coloca sobre la mercancía o bulto inventariado, en el cual se registra la fecha de la verificación física e identificación del personal que la realizó.

l) MÓDULO DE CONTROL DE ALMACENES - MCA: Al sistema informático utilizado para el registro electrónico del ingreso y salida de mercancías del almacén, así como para la generación de la Base de Datos del Inventario.

m) MUESTREO DEL INVENTARIO: Al proceso de selección de una muestra aleatoria de los ítems que forman parte de la Base de Datos del Inventario, en función de la cual se determinará la consistencia de la verificación física de las mercancías.

n) VERIFICACIÓN FÍSICA: Al Acto a través del cual se contrasta las mercancías con la descripción que figura en la Hoja de Inventario.

2. Los documentos que se utilizarán en el inventario de mercancías son:

a) ACTA DE INICIO DE INVENTARIO: Documento en el cual la Comisión de Inventario deja constancia de la recepción de la información y de los documentos que se requieren para el inventario.

b) HOJA DE INVENTARIO: Documento emitido por el MCA que contiene la relación de las mercancías que van a ser inventariadas de acuerdo a la Base de Datos del Inventario y en la cual se registra el resultado de la verificación física de la mercancía.

c) LISTADO DE MERCANCIAS POR CONCILIAR: Documento en el cual se registra la descripción de las mercancías que no cuentan con la identificación del Acta de Recepción y la descripción de aquellas mercancías que estando identificadas, sus características no coinciden con la señalada en la Base de Datos.

d) INFORME DE MUESTREO: Documento emitido por el responsable de la ejecución del muestreo una vez concluido dicho proceso.

e) INFORME DE CONCILIACION: Documento emitido por la Comisión de Inventario una vez concluido el proceso de conciliación.

f) INFORME FINAL DE INVENTARIO: Documento que contiene el resultado final del inventario, emitido por la Comisión de Inventario.

B. CONSIDERACIONES GENERALES

1. Sólo deben ser inventariadas las mercancías que figuran en la Base de Datos del Inventario.

2. El inventario es realizado por el personal de la SUNAT, para ello las intendencias de aduana o, en su caso, la Gerencia de Almacenes gestionarán la obtención de los recursos logísticos y la contratación de los servicios que sean necesarios.

3. Cuando la cantidad de mercancías y el tiempo requerido para la ejecución del inventario demande recursos humanos no disponibles o en los casos debidamente sustentados el Área Responsable solicita la contratación de un servicio que cubra dicha necesidad.

4. Las mercancías que ingresan al almacén, luego de generada la Base de Datos del Inventario, serán ubicadas en un lugar distinto al de la ejecución del inventario.

5. El Área Responsable comunica a la Comisión de Inventario, la entrega de aquellas mercancías que forma parte de la Base de Datos del Inventario y que salen del almacén por adjudicación, remate, destrucción, entrega al sector competente, devolución o nacionalización.

C. DE LAS ACCIONES PREVIAS AL INVENTARIO

1. El Área Responsable elabora un plan de inventario, en el cual indica la modalidad del inventario que se va a realizar, la fecha de corte, el personal, el material logístico y servicios que se requiere y el cronograma de ejecución del inventario; asimismo, elabora el plano de ubicación física de las mercancías que van a ser inventariadas.

El plan de inventario es puesto en consideración del intendente de aduana o del Intendente Nacional de Administración, según corresponda.

2. Mediante resolución, el intendente de aduana o el Intendente Nacional de Administración aprueba el plan de inventario, designa a los miembros de la Comisión de inventario, al responsable de la ejecución del proceso de muestreo y al personal encargado de la verificación física

La designación del personal de verificación física no será necesaria, cuando SUNAT haya contratado un servicio para dicha labor.

3. La Comisión de Inventario está integrada como mínimo por dos personas, las cuales no deben pertenecer al área de almacén.

El Jefe del Área Responsable designa al personal de apoyo encargado de orientar y facilitar la ejecución del inventario.

4. El Área Responsable debe capacitar al personal encargado de la realización del inventario respecto a la aplicación del presente procedimiento, así como del uso de las diferentes opciones de registro, consulta y reportes del MCA.

VII. DESCRIPCION

A. DE LA GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL INVENTARIO

1. La generación de la base de datos del inventario debe realizarse en la fecha de corte establecida en el Plan de Inventario, para tal efecto, previamente, el jefe del Área Responsable dispone el cierre de las Actas de Recepción, de las Actas de Entrega y la actualización de los saldos de mercancías.

2. El jefe del Área Responsable remite la Base de Datos del Inventario al área de contabilidad de la intendencia de aduana para que sea contrastada con el registro contable del almacén. En el caso de la División de Almacén de Aduanas, la Base de Datos del Inventario es remitida a la División de Contabilidad de Ingresos de la Intendencia de Fiscalización y Gestión de Recaudación Aduanera.

B. DEL INICIO DEL INVENTARIO

1. El jefe del Área Responsable entrega a la Comisión de Inventario la siguiente información y documentos:

a) Archivo electrónico conteniendo la Base de Datos del Inventario.
b) Copia de la última Acta de Recepción cerrada y de la ultima Acta de Entrega generada a la fecha de corte del inventario.
c) Plano de las mercancías a inventariar
d) La relación del personal de la SUNAT que participará en el inventario

En el Acta de Inicio del Inventario (Anexo 1) se deja constancia de la mencionada entrega de la información y documentos.

2. Una vez se haya suscrito el Acta de Inicio de Inventario, el Jefe del Área Responsable pone a disposición de la Comisión de Inventario las zonas de almacenamiento para la verificación física de las mercancías.

C. DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA DE MERCANCIAS Y REGISTRO DEL RESULTADO DEL INVENTARIO EN EL MCA.

1. El personal encargado de la verificación física de mercancías realiza las siguientes acciones:

a) Confronta la descripción de las mercancías con la descripción consignada en el ítem que figura en la Hoja de Inventario (ANEXO 02):
- De coincidir, marca al ítem con el signo check ( ).
- De existir diferencias, las anota en el ítem a ser precisado.
- De no ubicar físicamente las mercancías descritas en la Hoja de Inventario, marca con el signo backslash (\).
- De existir mercancía que no figura en la Hoja de Inventario, procede conforme a lo indicado en el numeral 2 del literal C del Rubro VII
b) Suscribe la Hoja de Inventario y coloca el Marbete (ANEXO 03) sobre las mercancías o los bultos que han sido verificados físicamente.

2. De presentarse incidencias en la identificación de las mercancías, el personal encargado de la verificación física ejecuta las siguientes acciones:

a) Requiere al personal de apoyo o al jefe del Área Responsable la identificación del Acta de Recepción a la cual pertenece la mercancía.
b) De no identificar el número del Acta de Recepción, las mercancías se registran en el Listado de Mercancías por Conciliar (ANEXO 04) detallando sus características: cantidad, unidad de medida, descripción y lugar de reubicación en el almacén.
c) De identificarse el número del Acta de Recepción, procede a la verificación física de las mercancías con la respectiva Hoja de Inventario.

3. El resultado de la verificación física de mercancías se registra en el MCA conforme a las anotaciones efectuadas en la Hoja de Inventario. La información del Listado de Mercancías por Conciliar se registra en una hoja de cálculo electrónica.

4. Concluida la verificación física de mercancías la Comisión de Inventario entrega al responsable del muestreo lo siguiente:

a) Los reportes impresos de los ítems: (Ok), con diferencia, con diferencia respecto a la cantidad del saldo, regularizados y faltantes emitidos por el MCA.
b) El reporte impreso del Listado de Mercancía por Conciliar.

D. DEL MUESTREO DEL INVENTARIO

1. El responsable del muestreo selecciona una muestra aleatoria de las mercancías que figuran en la Base de Datos del Inventario y una muestra del Listado de Mercancías por Conciliar.

2. El Área Responsable y la Comisión de Inventario facilitan al responsable del muestreo la información y el personal necesario para la verificación física de mercancías.

3. Las muestras son verificadas físicamente y sus resultados se registran en una Hoja de Inventario o en un Listado de Mercancías por Conciliar. Dichas verificaciones se realizarán en presencia de la Comisión de Inventario.

4. En el proceso de muestreo, se observa un ítem cuando existe diferencia entre la mercancía verificada y los registros del inventario del MCA o del Listado de Mercancías por Conciliar, respecto a los siguientes datos:

a) Cantidad, siempre y cuando dichas diferencias no se hubieren originado por actos de disposición de mercancías.
b) Descripción, cuando se determina que la naturaleza de la mercancía es totalmente distinta a la indicada en la Hoja de Inventario o Listado de Mercancías por Conciliar.
c) Ubicación, siempre y cuando dichas diferencias no se hubieren originado por actos de disposición de mercancías.

5. Concluido el proceso, el responsable del muestreo emite su informe y lo remite a la Comisión de Inventario.

6. De acuerdo al resultado del muestreo, la Comisión de Inventario realiza las siguientes acciones:

a) De haberse observado más del 5% de la muestra de la Base de Datos del Inventario, dispone la verificación física de la totalidad de las mercancías y sus resultados serán materia de un nuevo muestreo.
b) De haberse observado más del 5% de la muestra del Listado de Mercancías por Conciliar, dispone la verificación física de la totalidad mercancías que forma parte de dicho Listado y sus resultados serán materia de un nuevo muestreo.
c) De haberse observado menos del 5% de la muestra, registra en el MCA o en Listado de Mercancías por Conciliar las correcciones de los ítems observados.

7. El responsable del muestreo dará la conformidad a la etapa de verificación física del inventario cuando en el MCA o en el Listado de Mercancías por Conciliar se haya registrado las correcciones de los ítems observados.

E. DE LA CONCILIACIÓN DEL INVENTARIO

1. La Comisión de Inventario realizará el proceso de conciliación cuando se determinen mercancías faltantes, con diferencia en cantidad de saldo o cuando existan mercancías registradas en el Listado de Mercancías por Conciliar.

2. El proceso de conciliación del inventario comprende:

a) La confrontación del resultado de la verificación física con la información contenida en:
- La Base de Datos del Inventario y Listado de Mercancía por Conciliar.
- Las Actas de Entrega, Actas de Recepción y Hojas de Inventario.
- Los registros y reportes del MCA.
- Los informes, documentos electrónicos o reportes de ítems regularizados suscrito por el Jefe del Área Responsable, que sustentan la conciliación de mercancías faltantes, con diferencia en cantidad de saldo, así como, de aquellas que se han registrado en el Listado de Mercancías por Conciliar.
b) La verificación física de las mercancías en el almacén, a fin de corroborar el faltante de mercancías y, de ser el caso, ubicarlas entre las que forman parte del Listado de Mercancías por Conciliar.
c) La actualización de los registros del inventario en el MCA según el resultado de la verificación física de aquellas mercancías faltantes que se han conciliado, que se han ubicado en las zonas de almacenamiento o entre las mercancías que forman parte del Listado de Mercancías por Conciliar, esta última acción comprende la actualización de los saldos del mencionado Listado.
 
3. La Comisión de Inventario elabora el Informe de Conciliación y lo remite al Jefe del Área Responsable a fin que, en el plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de su recepción, evalúe los resultados del inventario y de ser el caso aporte información complementaria que permita la conciliación de mercancías.

El Informe de Conciliación tendrá como anexos los siguientes reportes emitidos a través del MCA: ítems OK, faltantes, con diferencia, con diferencia en cantidad de saldo, regularizados, así como, el Listado de Mercancías por Conciliar.

F. DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO

1. La Comisión de Inventario en el plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibida la evaluación del resultado del inventario, emite el Informe Final del Inventario, el cual debe contener como mínimo:

a) Las acciones adoptadas respecto a la evaluación del inventario que efectuó el Jefe del Área Responsable.
b) Cuadros resumen de los resultados del Inventario.
c) Información actualizada de los registros del inventario en el MCA y del Listado de Mercancías por Conciliar luego del registro de la conciliación de mercancías.
d) Reportes impresos, emitidos a través del MCA, correspondientes a los ítems OK, faltantes, con diferencia, con diferencia en cantidad de saldo, regularizados. Dichos reportes foliados deberán ser visados por la Comisión de Inventario.
e) Listado de Mercancías por Conciliar actualizado, foliado y visado por la Comisión de Inventario.
f) Originales de las Hojas de Inventario ordenadas por Almacén, tipo de Acta, Año, número de Acta y número de ítem, foliados.
g) Original del Listado de Mercancías por Conciliar utilizados durante el inventario, foliados;
h) Conclusiones fundamentadas en hechos comprobados que permitan su posterior revisión, evaluación y la adopción de acciones correctivas respecto a futuros inventarios.

2. El resultado del inventario registrado en el MCA debe ser idéntico al señalado en el Informe Final del Inventario.

3. La Comisión de Inventario remite el Informe Final de Inventario al Intendente de Aduana o al Intendente Nacional de Administración, según corresponda.

G. DEL RESULTADO FINAL DEL INVENTARIO

1. Si el Informe Final del Inventario concluye que existen mercancías faltantes, con diferencia en cantidad de saldo o que existen saldos de mercancía en el Listado de Mercancías por Conciliar, se ejecutarán las siguientes acciones:

a) El Intendente de Aduana o el Intendente Nacional de Administración, según corresponda deriva el Informe Final del Inventario al Jefe del Área Responsable a fin que en el plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibido el Informe Final del Inventario, presente los descargos correspondientes. Dicho plazo podrá ser ampliado previa sustentación.
b) Si los descargos no sustentan a la totalidad de las mercancías faltantes, el Jefe del Área Responsable efectuará la respectiva denuncia policial por la pérdida de mercancías con el fin que se determinen a los presuntos responsables.
c) Efectuada la denuncia policial, el Jefe del Área Responsable dispone el registro de las mercancías faltantes en las Actas de Entrega habilitadas en el MCA.
d) Las Actas de Entrega sólo se cerrarán cuando el seguro contratado haya cubierto la perdida de las mercancías o cuando administrativamente o judicialmente no se hubiese determinado la ubicación o destino de las mercancías faltantes. Para ello el Intendente de Aduana o el Intendente Nacional de Administración, según corresponda, mediante la respectiva resolución dispone la actualización de los saldos de mercancías en el MCA.
e) Mediante resolución, el Intendente de Aduana o el Intendente Nacional de Administración, según corresponda, dispone que las mercancías que no fueron conciliadas se registren en Actas de Recepción y la actualización de los saldos de mercancías en el MCA.
f) El Jefe del Área Responsable deriva el Informe Final del Inventario al área de contabilidad fin que el resultado del inventario sea contrastado con el registro contable del almacén.
Para el caso de la División de Almacén de Aduanas, dichos informes se derivan a la División de Contabilidad de Ingresos de la Intendencia de Fiscalización y Gestión de Recaudación Aduanera.

2. Si el Informe Final del Inventario no indica la determinación de mercancías faltantes, con diferencia en cantidad de saldo o la existencia de saldos en el Listado de Mercancías por Conciliar, el Intendente de Aduana deriva dicho informe al área de contabilidad a fin que el resultado del inventario sea contrastado con el registro contable del almacén.

Para el caso de la División de Almacén de Aduanas, el informe Final de Inventario se deriva a la División de Contabilidad de Ingreso de la Intendencia de Fiscalización y Gestión de Recaudación Aduanera.

3. Conforme al resultado del inventario, los intendentes de aduana y en su caso el Intendente Nacional de Administración disponen la adopción de las acciones correctivas y preventivas que permitan asegurar la optima operatividad y control de las mercancías que se encuentran en custodia del almacén.

4. Los intendentes de aduana y el Intendente Nacional de Administración informan a la Superintendencia Nacional Adjunta de Aduanas sobre el resultado del inventario.
Para el caso del inventario ejecutado en la Gerencia de Almacenes el Intendente Nacional de Administración informa sobre el resultado del mismo a la Superintendencia Nacional Adjunta de Tributos Internos.

VIII. FLUJOGRAMA

Flujograma del Inventario

IX. INFRACCIONES DELITOS Y SANCIONES

No aplica


X. REGISTROS

- Hoja de Inventario - MCA
- Listado de Mercancías por Conciliar

ANEXOS

Anexo 01 - Acta de Inicio de Inventario
Anexo 02 - Hoja de Inventario
Anexo 03 - Marbete
Anexo 04 - Listado de Mercancías por Conciliar